A rotina de uma empresa percorreu um longo caminho desde as máquinas de escrever barulhentas. Hoje, muitos empreendedores cuidam de seus negócios apenas com um computador, um smartphone, uma boa conexão de Internet e uma impressora.
Mas e quanto ao seu negócio, o quanto de papel ainda passa pela sua mesa todos os dias? Você costuma imprimir documentos importantes e arquivá-los em uma gaveta? Sua mesa está transbordando de papéis? Você imprime relatórios e faz anotações com uma caneta?
Se você respondeu sim para duas ou mais dessas perguntas, provavelmente está na média brasileira de consumo de papel que equivale a 200 milhões de árvores derrubadas por ano.
No post de hoje, você confere o porque – e como – ser uma empresa eco-friendly e reduzir o uso de papel. Acompanhe-nos agora!
Por que ficar sem papel?
Cerca de 300 milhões de toneladas de papel são produzidas todos os anos. Um tronco inteiro de uma árvore gera até 7.550 folhas. São muitas árvores.
Fazer a sua parte para preservar florestas e combater as mudanças climáticas é, claramente, o principal benefícios de reduzir ou eliminar por completo o papel em sua pequena empresa, especialmente no momento atual em que vive a Amazônia.
Se preservar o meio ambiente não é o suficiente para você, aqui estão mais alguns motivos:
1. Economia de tempo
Você imprime documentos e eventualmente faz alterações neles? Considere quanto tempo você gasta digitalizando suas edições no papel de volta no arquivo eletrônico.
Além disso, se você mantém a papelada em gaveteiros, por exemplo, arquivá-los e – principalmente – encontrá-los pode levar mais tempo do que você imagina.
Lembre-se, tempo é dinheiro.
2. Redução de bagunça e economia de espaço
Imagine um escritório sem o gaveteiro gigante de arquivo de aço ou caixas de papelão transbordando papéis no canto da sala? E as pilhas de papel em sua mesa?
Ao eliminar o papel, você pode adicionar algo bonito ao espaço, como uma planta, por exemplo.
3. Economize dinheiro
O papel pode custar apenas alguns centavos por folha, mas seus acessórios somam muito mais. Uma boa impressora, cartuchos de tinta caros que regularmente precisam ser recarregados e armários de arquivos, podem lhe custar centenas de reais por ano.
4. Mais agilidade
Chega de dizer ao cliente:
“Desculpe, o arquivo ficou no escritório”.
Proprietários de pequenos negócios geralmente fazem muitas coisas ao mesmo tempo. Responder a um e-mail, enviar um arquivo ou uma fatura a qualquer momento e de qualquer lugar não é possível com o financeiro baseado em papel.
5. Mais segurança
E se o seu escritório for atingido por um incêndio ou outro desastre natural?
Uma das principais vantagens dos softwares baseados na nuvem é a segurança. Os dados, arquivos e informações podem ser facilmente criptografados e um backup pode ser feito regularmente, tornando-os praticamente intocáveis e infinitamente seguros.
Como fazer a gestão financeira sem papel?
Se você é uma pessoa que guarda cuidadosamente os arquivos da sua empresa, falando digitalmente, a melhor maneira de se livrar do papel para sempre é usufruindo de serviços e softwares baseados em nuvem. Algumas soluções úteis são:
- Lucroo para terceirização financeira
- Google Drive para armazenar arquivos
- Dropbox para compartilhar arquivos
- Trello para gerenciamento de projetos simples
- Evernote para fazer anotações digitais
- ContaAzul para gestão financeira
Pronto! Com mais soluções digitais disponíveis do que nunca, a gestão do seu negócio sem papel está ao alcance da maioria das pequenas empresas. Pode haver pequenos ajustes dependendo do seu tipo de negócio, mas o meio ambiente – e a Terra em si – agradecerá.
