Não importa em qual ramo você esteja atuando, provavelmente você tem contas importantes a pagar que mantém o seu negócio funcionando. No total, essas despesas, geralmente aquelas feitas com o cartão de crédito, são o que costumamos chamar de “contas a pagar”.
Gerenciar as contas a pagar é uma das tarefas mais importantes do proprietário de um pequeno negócio. Para ser justo, é chato, demorado e cansativo gerenciar essas despesas, mas existem algumas coisas que você pode fazer para gerenciá-las de forma efetiva.
No post de hoje, falamos sobre tudo o que você precisa saber para gerenciar efetivamente suas contas a pagar e fazer com que sua empresa cresça nos próximos anos.
O que são contas a pagar?
Antes de partir para as dicas, você precisa entender exatamente o que são “contas a pagar”.
“Contas a pagar” é todo o dinheiro que sua empresa deve aos fornecedores e vendedores pelas compras de bens ou serviços. E por fornecedor, falamos de qualquer indivíduo ou empresa que forneça materiais, equipamentos ou serviços que sua empresa precisa para continuar funcionando e lucrando.
É importante controlar as contas a pagar, pois em casos de má gestão ou perda de arquivos, multas podem geradas por atraso e o relacionamento com fornecedores pode ser prejudicado.
Faça uma planilha de contas a pagar
A maneira mais simples de gerenciar as contas a pagar é criando uma planilha financeira no Microsoft Excel ou Google Planilhas. Usar uma planilha financeira é uma ótima maneira de organizar as despesas e pode até ser uma solução suficiente para empresas muito pequenas.
Primeiro, você precisará listar suas contas em aberto e, em seguida, organizá-las na planilha com as seguintes informações:
- Nome do fornecedor/conta: quem ou o que você está pagando?
- Tipo de despesa: serviço, material ou produto?
- Data do recebimento da fatura: quando ela foi enviada para você, não a data da fatura.
- Prazo do pagamento: quando a fatura vence?
- Status: marcar como aguardando pagamento, pago ou vencido.
Insira essas informações na sua planilha e organize suas contas. Se você nunca fez esse tipo de acompanhamento, aconselhamos repetir esse processo com as contas já pagas dos últimos 2-3 meses, apenas para ter todas as informações organizadas para comparar quando necessário.
Ferramentas digitais para gerenciar suas contas a pagar
Uma planilha financeira em Excel pode ser o suficiente para pequenos negócios que têm poucos fornecedores e poucas despesas por mês. Mas se você trabalha com muitos fornecedores, talvez você precise de uma ferramenta digital para automatizar o processo.
Nesse caso, não só considere um software de gestão financeira, mas também um serviço de terceirização financeira. Nós trabalhamos com os dois! Além de utilizarmos um sistema de gerenciamento financeiro, também oferecemos o serviço de terceirização, onde não só cuidamos das suas contas a pagar, mas sim de todo o financeiro do seu negócio.
Temos mais do que uma ferramenta de contas a pagar. Entre em contato conosco!
3 dicas para simplificar a gestão de contas a pagar
Se você ainda quer gerenciar suas contas a pagar manualmente pela planilha financeira, estas três dicas podem ajudá-lo na organização financeira do seu negócio:
- Identifique áreas de problemas: depois de fazer a gestão manualmente por alguns meses, você notará alguns problemas. Em quais meses do ano você gasta mais? Identifique e veja se é possível corrigir.
- Delegue tarefas aos seus funcionários: depois de gerenciar o financeiro do seu negócio por vários meses, se você não optar por um serviço de terceirização financeira, vai precisar entregar essa gestão na mão de um funcionário de confiança. Desta forma, você terá mais tempo para gastar com outras coisas importantes: fazer o seu negócio crescer, por exemplo.
- Evite atrasar pagamentos: atrasar pagamentos poderá manchar sua relação com fornecedores e, principalmente, prejudicar seu crédito na praça – se é que nos entende.
Muitas empresas no Brasil fecham as portas por má organização. E como vimos ao decorrer do artigo, controlar as contas a pagar não é tão complicado assim.
Então, compartilhe este artigo e ajude outros empreendedores a crescerem no Brasil. Tem alguma dúvida ou gostaria de acrescentar algo ao texto? Comente e interaja conosco!
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